A szürke olyan szín, amelyet el szeretne kerülni

A projektmenedzsmentben a hát és a fehér a barátaid – a homályos szürke nem az. Projektmenedzserként világos és ellenőrzött információkkal szeretne foglalkozni, nem feltételezésekkel. Amikor feltételezéseket tesznek, és nem érvényesítenek, hibákat követnek el, az ütemezések késnek, és a projektek meghiúsulnak.

A feltételezések veszélyesek, és mint minden veszélyes dolog – például bombák vagy epertorta –, ha a legapróbb hibát is elköveti, szörnyű bajba kerülhet. A feltételezések egyszerűen azt jelentik, hogy azt hiszik, hogy a dolgok bizonyos módon működnek, kevés vagy semmilyen bizonyítékkal, amely azt mutatná, hogy igazad van, és azonnal láthatod, hogy ez milyen szörnyű bajokhoz vezethet. Például egy reggel felkelhet, és azt feltételezheti, hogy az ágya ugyanazon a helyen van, ahol mindig is volt, még akkor is, ha nincs valódi bizonyítéka arra, hogy ez így van. De amikor kikelsz az ágyadból, rájöhetsz, hogy kiúszott a tengerbe, és most szörnyű bajban leszel, mindezt a téves feltételezés miatt. Láthatja, hogy jobb, ha nem tesz túl sok feltételezést, különösen reggel.”

– Lemony Snicket,
Az Austere Akadémia

Mint Lemony Snicket A sorozat a szerencsétlen események állapotok, a feltételezések veszélyesek. Ritkán tényeken alapulnak, a feltételezések személyes perspektíván – nem a valóságon – alapulnak. Képzelje el, hogy ez milyen hatással lehet a csapat irányításának képességére, ha Ön – és mások – feltételezéseket fogalmaz meg valami olyan lényeges dologgal kapcsolatban, mint a feladat elvégzése. 

A Project Success Method tevékenységkezelőket használ annak biztosítására, hogy minden feladatot elvégezzenek. Bármely projekt tervezési munkamenete során fontos, hogy létrehozzon egy munkalebontási struktúrát – egy listát a projekt összes tevékenységéről, mindenről, ami a csapata pillanatnyilag eszébe jut. Abban a pillanatban, itt azért fontos, mert ritka, hogy még a legjobb csapatok is elkapnak minden olyan feladatot, amelyet egy projekt legelején el kell végezni. A tevékenységek nem lesznek meghatározott sorrendben, mivel a sorrend még nem történt meg. Nem feltétlenül lesz tulajdonosuk vagy időtartamuk. Szó szerint csak a tevékenységek listája lesz.

Ezek a feladatok azonban nem maradhatnak gazdátlanok. Minden feladathoz hozzá kell rendelni egy tulajdonost – azaz egy tevékenységmenedzsert – egy ember tevékenységenként. A tevékenységvezető vállalja, hogy gondoskodik a munka elvégzéséről. Ez az a személy, aki a projektmenedzserre néz, és azt mondja: „Ez az én feladatom. Gondoskodom róla, hogy megtörténjen.” Ez nem azt jelenti, hogy beleegyeztek abba, hogy maguk végezzék el a fizikai munkát, csak azt, hogy ők az egyetlen kapcsolattartó a tevékenységgel kapcsolatban. Az egyetlen érintkezési pont koncepciója nagyon fontos, mivel csökkenti a zűrzavart, és egyértelműbbé teszi a feladatot.

A projektmunkában a fekete-fehér a barátaid, a szürke pedig az ellenséged. Minden szürke és félreérthető dolog megszokható Ön ellen a projektmenedzsment bíróságán. A feltételezések olyan elvárásokat hoznak létre, amelyek semmi másra nem épülnek, mint a mire te a gondolkodás a valóság, nem az, ami valójában is valóság. A sikeres projektmenedzsment nem szürkén működik – a fekete-fehér kulcsfontosságú a sikerhez. Minden szürke és félreérthető dolog megszokható Ön ellen a projektmenedzsment bíróságán.