4 tipp a hitelesség növeléséhez

A hatékony kommunikáció vitathatatlanul az egyik legfontosabb készség a munkahelyi sikerhez – és élete hátralévő részében. Ha meg tudja fogalmazni álláspontját, együttérzését fejezi ki és ügyét briliánsan előadja, akkor hitelességet, bizalmat, kapcsolatokat épít ki, és előrelép karrierjében.

De sajnos a kommunikáció is kihívást jelenthet – túl kevés idővel, túl sok megosztottság van az emberek között és sok összetett ötlet, amit meg kell osztani. Egy új tanulmány azonban bemutatja, hogy az emberek milyen kommunikációs módokat értékelnek – és így hogyan lehet a legjobban együttműködni másokkal, és hogyan lehet a legjobban kihasználni az előnyöket.

A kommunikációnak nagy hatásai vannak

A kommunikációs készségek jelentős mértékben befolyásolják a hatékonyságot és a hitelességet. Valójában, amikor a vezetőkről úgy tekintenek, mint akik hatékonyabban kommunikálnak – több melegséggel és felhatalmazással –, akkor a csapattagok elkötelezettebbek, hatékonyabbak és még optimistábbak is egy tanulmány szerint A Bolognai Egyetem és Wilmar Schaufeli az Utrechti Egyetemről.

Egy másik tanulmányban pedig a Münster Egyetem, az emberek a tartalom és a szakértők megbízhatóságának és hitelességének értékelése során a kommunikációs stílust a szakmai szempontok felett ítélték meg.

A kihívás

A kommunikáció azonban sokak számára kihívást jelent, és a tudással dolgozók 59%-a aggódik a kommunikáció hatékonyságának csökkenése miatt, különösen azért, mert hibridként dolgoznak – derül ki egy kutatásból. Grammarly. A tanulmányban részt vevő cégvezetők becslése szerint csapataik átlagosan 7.5 órát veszítenek hetente rossz kommunikáció miatt, és 72%-uk számolt be arról, hogy csapatuk küzdött a kommunikációs hatékonysággal.

Ezenkívül az emberek 90%-a szerint a rossz kommunikációnak olyan negatív hatásai vannak, mint a költségek növekedése (45%), a határidők elmulasztása (39%), a márka hírnevének csökkenése (34%) vagy a termelékenység csökkenése (28%). És egy tanulmány Pumble kimutatta, hogy az emberek 86%-a úgy gondolja, hogy a hatékony kommunikációs és együttműködési készségek hiánya a munkahelyi kudarcok fő oka – és ha a csapatok hatékonyan kommunikálnak, az akár 25%-kal növelheti a termelékenységet.

Jobb kommunikáció

De lehet hatékonyabban kommunikálni, és több jutalmat élvezhet a kommunikációból – például nagyobb hitelességet és jobb kapcsolatokat is.

#1 – Légy szelektív

Az e-mailt időhúzóként rossz rap lehet, de a legtöbben ezt szeretik. Valójában egy tanulmány szerint Élő Karrier, a lista élén áll abban a tekintetben, hogy az emberek hogyan szeretnének kommunikálni a munkahelyükön. Ezek az emberek kedvenc munkahelyi kommunikációs formái:

• e-mailek, 49%
• Telefonhívások, 23%
• Azonnali üzenetküldő alkalmazások, 21%

Egy olyan világban, ahol túl sok a találkozó, az e-mail üdvözlendő alternatíva lehet. Egy tanulmányában mmhmm, az emberek 57%-a szerint gyakran vagy nagyon gyakran el lehetett volna kerülni egy találkozót e-mail használatával.

Legyen tisztában azzal, hogy az emberek általában mit preferálnak, és használjon e-mailt bizalommal – különösen akkor, ha az e-mail helyettesítheti a megbeszélést. Ezenkívül használja az ötös szabályt az e-maileknél. Ha egy e-mail elolvasása több mint öt percet vesz igénybe, ötnél több sort tartalmaz, vagy ötnél több cserét igényel a felbontás eléréséhez, jobb lehet, ha felveszi a telefont. Másrészt, ha sok olyan részletet kell közölnie, amelyekre az embereknek később hivatkozniuk kell, az e-mail lehet a tökéletes kommunikációs mód.

De fontolja meg azt is, hogy az egyének mit preferálnak. Egyesek számára a munkahelyi SMS-küldés a határok nem megfelelő megsértése, de mások számára ez elfogadott. Egyes esetekben előfordulhat, hogy lemarad valakiről a Teams-csevegésről, de könnyen elkaphatja e-mailben. A mindig autójában ülő eladók számára pedig a telefonhívások működhetnek a legjobban.

#2 – Élő adás

Noha a munka nagy része távolra került, az élő kommunikációnak még mindig óriási értéke van. A LiveCareer tanulmány szerint a válaszadók 83%-a értett egyet azzal, hogy az online kommunikáció nagyobb valószínűséggel okoz félreértéseket, mint a személyes kommunikáció. Érdekes (vagy ijesztő) módon ez különösen igaz az egészségügyre, ahol 97%-uk úgy gondolta, hogy az online kommunikáció zavart okoz.

Az emberek 81%-a pedig időigényesebbnek találta az online kommunikációt, mint a személyes kommunikációt. Előfordulhat, hogy tovább tart a csatlakozás, de ha megtette, valószínűleg könnyebb lesz személyesen megoldani a kérdéseket vagy megosztani az információkat.

A személyes kommunikáció varázsa természetesen az információsűrűség, amelyen keresztül tudsz dolgozni. Megoszthatja a problémával kapcsolatos információk és érzelmek árnyalatait, és gyorsan megoldáshoz juthat, ha beillesztheti az élő beszélgetésekből származó nonverbális információkat. Még a telefonhívások is lehetővé teszik az információsűrűség nagyobb cseréjét a hangok, a beszéd sebessége vagy a beszélgetés szüneteltetése révén.

És az élő beszélgetések is hatékonyabban építik a kapcsolatokat. Amikor megforgatja a szemét vagy megrántja a vállát, rábízza valakire az érzelmeit vagy a bizonytalanságát. Amikor előrehajolsz, szemkontaktust teremtesz, együttérzést mutatsz vagy együtt nevetsz, figyelmességedet és jelenlétedet demonstrálod valakivel.

Tehát jelenjen meg az irodában, hívjon fel valakit a videoplatformon, vagy vegye fel a telefont a problémák megoldása érdekében.

# 3 – fektesse be az időt

Ha az e-mailek ellenőrzésével tölti az időt, jó társaságban van. A legtöbb ember (40%) napi két-három órát töltött az e-mailek ellenőrzésével. Ezt követte azoknak a 33%-a, akik csak egy-két órát töltöttek el.

Az e-mailek ellenőrzésével töltött idő részben a hivatali időn alapult. A mindössze egy-két éves munkatapasztalattal rendelkezők töltötték a legkevesebb időt az e-mailek ellenőrzésével, a leghosszabb munkaidővel rendelkezők pedig a legtöbb időt. Ez a kapott e-mail-forgalomon vagy az általuk betöltött pozíciókon alapulhat. Ha az emberek bővítik kapcsolataikat és befolyásukat a karrierjükre, akkor több kommunikációs vagy e-mailes körbe kerülhetnek, ami idejüket és figyelmüket igényli.

Úgy tűnik, nehéz kitisztítani az e-mail fiókot. Annak ellenére, hogy az emberek 69%-a hetente egy-három órát tölt az e-mailek rendezésével és törlésével, csak 38%-uk érezte már a „nulla postafiók” édes ízét anélkül, hogy e-mailek a sorban.

A hatékony kommunikációhoz idő kell, de megéri a fáradságot is. Vezetők, akik jelen és hozzáférhető általában azok, akikben jobban megbíznak. És azok a kollégák, akik készségesek és jól követik a munkát, azok az emberek, akikkel szívesebben dolgoznak együtt. Azok a szokások, amelyek elérhetőbbé és érzékenyebbé teszik Önt, csökkentik a közelségi torzítást, és növelik hitelességét.

Tehát nézze át az e-maileket, és gyorsan válaszoljon azokra, amelyek egyszerűek, vagy amelyeken az emberek várnak rád, hogy folytassák saját munkájukat. Következő lépésként helyezze előtérbe azokat az e-maileket, amelyek fontosak, de több időt vagy koncentrációt igényelnek. És csoportosítsa őket, hogy időblokkokat állítson be a válaszadáshoz, ha fókuszált időszaka van.

# 4 – Legyen érzékeny

Az e-mail válaszidővel kapcsolatos elvárások megnőttek, és az emberek többsége órákon belül választ szeretne kapni egy e-mailre:

• 1-2 óra, 19%
• 3-6 óra, 39%
• 7-12 óra, 32%
• 13-23 óra, 7%
• 24 óra és több, 3%

Ezenkívül az emberek gyakran válaszolnak az e-mailekre munkaidőn kívül – 84%-uk azt mondta, hogy munkaidőn kívül ellenőrzi a beérkezett leveleket. Arra a kérdésre, hogy milyen gyakran nézik meg az e-maileket, 49% válaszolta azt, hogy néhány óránként, 20% óránként, 24% pedig naponta egyszer.

A legjobb megoldás az, ha olyan ütemben ellenőrzi az e-maileket, amelyek megfelelnek a munkaköri követelményeinek és stílusának. Ha olyan szerepet tölt be, amely azonnali nyomon követést igényel, nyilvánvalóan gyakrabban kell ellenőriznie. De mérlegelheti saját preferenciáját is a határok iránt.

Egyesek számára a rendszeresebb ellenőrzés valóban enyhíti a stresszt – el tudja végezni a dolgait, és elégedettséget nyújt. Mások számára jobb lehet, ha olyan tárolókat állít be a nap folyamán, amikor egyszerre tudja kezelni az e-maileket.

A kollégákkal is határokat szabhat. Legyen átlátható, hogyan szeretne kommunikációt fogadni, milyen gyakran fog ellenőrizni, és mire számíthatnak az emberek az Ön nyomon követése tekintetében. Ha nyitott a munkához való hozzáállásával kapcsolatban, az segíthet Önnek és munkatársainak is hatékonyabbá tenni – tudni, mit várhatnak el egymástól.

A mérleg

Az Ön szakmai hitelessége számos tényezőn alapul, de a nyomon követés, a nyomon követés és a nagyszerű kommunikáció a lista élén áll abban a tekintetben, hogy az emberek hogyan értékelnek majd, hogyan tanulnak meg számítani rád, és hogyan akarnak veled dolgozni.

Állíts fel magadnak egészséges határokat, de gondold át azt is, mire van szükséged a csapattársaknak a sikerhez. A saját igényeid és mások szükségleteinek egyensúlya hozzájárul a sikeredhez, de a boldogságodhoz és a kiteljesedéshez is.