A hatékony kommunikációs hangszín (Meglepetés!) A legfontosabb: 5 stratégia a hatékonyság érdekében

Tudja, hogy a kommunikáció kritikus fontosságú az Ön hitelessége és hatékonysága szempontjából, de mint oly sok mindennek az elmúlt néhány évben, ennek jelentősége megnőtt, és természete megváltozott. A hibrid és a távmunka során a távolság új módokon kommunikál, nagyobb hangsúlyt fektetve az írásra és az aszinkron megközelítésekre.

Érdekes módon a kommunikáció hozzájárul a mentális egészséghez, befogadás, bizalom, megtartás és kultúra. És a kommunikáció egyik eleme kiemelkedik: a hangnem. Az, hogy az üzenetet hogyan fogalmazzák meg, és hogyan érzékelik azt a címzettek, nagyban befolyásolhatja az Ön és az övék sikerét.

A kommunikáció csökkenti a távolságot

Új lehetőségek dolgozzon távol az irodától, távoli helyekről és távolról is rávilágítottak a kommunikáció hatásaira. Új adatok szerint től Grammarly és a Harris Poll, a tudásmunkások 82%-a szerint a távmunka növeli a jobb kommunikátor iránti igényt.

Ezenkívül az emberek nehezen maradnak kapcsolatban a kollégáikkal, és az alkalmazottak 45%-a szerint személyes kapcsolataik megsérültek a hibrid munkavégzés miatt. Ez a tapasztalat nemzedékenként változik, a Z generáció 59%-a, a Millenárisok 48%-a, az X generáció 45%-a és a Baby Boom korúak 28%-a mondja ugyanezt.

A munkavállalók 62%-a szerint jobb kommunikációs készségekre van szükség a sokszínűség és a befogadás előmozdításához. Ez különösen igaz a neurodivergensként azonosított munkavállalók 75%-ára – akik szerint a nem hatékony kommunikáció akadályozza a befogadást, míg a neurotipikus válaszadóknak csak 64%-a ért egyet. Azok, akiknek az angol a második nyelv (ESL), 77%-a számolt be arról, hogy a kommunikáció nem hatékony, szemben a 68%-kal azoknak, akiknek az angol az elsődleges nyelvük.

A kiváló kommunikáció azonban pozitív munkatapasztalatot is teremt: a munkavállalók 52%-a szerint az aszinkron kommunikáció rugalmasabbá teszi a munkáját, 42%-uk produktívabb, 34%-a pedig azt, hogy jobban érzi magát a befogadásban. Emellett a válaszadók 56%-a a hatékony kommunikációt tartja a munkával való megnövekedett elégedettség, 54%-uk pedig a kollégákkal való jobb kapcsolat okának.

Hangnem és magabiztosság

A hatékony kommunikációnak számos tényezője van – a tartalomtól és a hangnemtől az empátiáig, a módig és a platformig –, de úgy tűnik, hogy a hangnem különösen kritikus. Valójában a tudásmunkások 53%-a szerint a hangnem fontosabb, mint a kommunikáció tartalma. De 71%-uk nehezen választja meg a megfelelő szavakat, hogy elkerülje mások megsértését, és 56%-uk bizonytalan abban, hogy megtalálja a megfelelő hangot a kommunikációjához.

A hangszín jelentős mértékben befolyásolja az emberek együttműködését. Ha a kommunikáció pozitív hangvételű,

• 62%-uk gyorsabban válaszol
• 57%-uk jobban reagál a jövőbeli kérésekre
• 48%-a foglalkozik a problémával, vagy magasabb minőségben végzi a munkát
• 59%-uk pedig pozitívabban érzékeli a küldőt

Azok esetében, akik az Egyesült Államokon belül különböző irodákban vagy az Egyesült Államokon kívül különböző irodákban vannak, vagy akik teljesen távol vannak, ezek a százalékok mindegyike 3% és 11% között nő.

A megfelelő hangszín létrehozása

A megfelelő hangnem megtalálása kényes folyamat, és a kommunikáció különféle elemeinek finom keveréke. Így állíthatja be az egyensúlyt.

#1 – Legyen üzletszerű, de barátságos

A megfelelő hangnem megtalálásának egyik első módja az üzletszerű, de egyben barátságos is. Ezt a megközelítést ki kell csiszolnia kultúrájának és szerepének megfelelően, de általában az emberek inkább értékelik a köszöntést, mintsem, hogy belemerüljenek a tartalomba. És egy megjegyzés, mint például „Remélem jól vagy” vagy a az időjárás vagy az évszak rövid visszajelzése pozitív kifutót biztosíthat egy üzleti csere számára.

Legyen rövid, és különösen használja ezeket a taktikákat a tárgyat megnyitó első üzenetben. De akkor érdemes az adott üzletre összpontosítani anélkül, hogy túl formális lenne. Hasonlítsa össze a legjobb kommunikációt egy hétköznapi üzleti gardróbbal, amelyben nem vagy melegítőnadrágban, de nem is háromrészes öltönyben. Azokra az eredményekre összpontosít, amelyeket el kell érnie, de pozitív hangon.

#2 – Légy magabiztos, de ne arrogáns

Kommunikációjában akkor lesz a leghatékonyabb, ha egyensúlyba hozza az önbizalmat az alázattal. Legyen világos, és legyen álláspontja, de kérjen véleményt is, ha szükséges. Hangjával tudassa a feladóval, hogy megvan a saját nézőpontja, de értékelje az övékét is, tudva, hogy nincs mindenre a válasz.

#3 – Legyen tömör, de ne szűkszavú

Érdemes a lényegre térni üzleti kommunikációjában, de kerülje a rövid vagy nyers kifejezést. Adjon kontextust, és ne feltételezze, hogy az emberek ismerik a kommunikáció hátterét – hacsak nem biztos, hogy ismerik. Küldés előtt szerkessze kommunikációját, hogy elegendő részletet adjon meg anélkül, hogy túlterhelné az olvasót.

Tisztázd azt is, hogy mit kérsz. Fontolja meg, hogy a közleménye elején térjen rá a lényegre, majd az üzenet utolsó részében nyújtson további részleteket vagy hátteret.

Néha az, amit nem vesz fel, ugyanolyan fontos, mint az, amit csinál – ezért legyen válogatós, amit mond, és vegye figyelembe a tartalom legkritikusabb elemeit. Ezenkívül ne használd túl az írott szót. Ha egy írásbeli küldemény elolvasása több mint öt percet vesz igénybe, ötnél több pontot tartalmaz, vagy ötnél több sortüzet igényel, akkor valószínűleg jobb gyors hívásként vagy szóbeli csereként.

#4 – Legyen lenyűgöző, de ne érzelmes

Ha szenvedélyesnek érzi magát egy téma iránt, vagy ha dühös vagy frusztrált, legyen különösen óvatos a válaszával. Kényelmesnek kell lennie abban, hogy valamiért érveljen, ha a helyzet megfelelő, de kerülje, hogy védekező, érzelmes vagy dühös legyen a hangnemben. Ha különösen fel van töltve, érdemes lehet várni néhány órát a küldés gomb megnyomásával, vagy akár aludni is, mielőtt elindítja a jegyzetet.

# 5 – Legyen hiteles, de ne figyelmetlen

Leginkább önmagad akarsz lenni a kommunikációd során – ugyanakkor arra is figyelsz, hogy mi lesz a legnagyobb hatással a kommunikációd címzettjére. Ha valaki nagyon adatvezérelt, annak be kell mutatnia a bizonyítékot, vagy ha valaki érzékenyebb, akkor eltölthet egy plusz mondatot a bemelegítésre. De ne ess túlzásokba, és tedd győződjön meg róla, hogy hiteles. Fontolja meg, hogyan fogadják kommunikációját, és hogyan szereti a címzett a legjobban hallani és megérteni az információkat.

Ez egy csoda

Nagyszerű kommunikáció kapcsolatokat tud építeni és növeli a hitelességét, de rengeteg akadállyal kell szembenéznie. Olyan szót használsz, amit valaki más negatívan értelmez. Olyan hangszínt szeretne, amelyet a címzett félreolvas. Ön késlelteti a választ, és kollégája helytelen feltételezéseket tesz arról, hogy miért tette ezt. Az írásbeli kommunikációval pedig hiányzik az összes nem verbális nyom és jelzés. Egy kis csoda, hogy egyáltalán képesek vagyunk kommunikálni, amikor az akadályokon töprengünk.

De a szándékosság segít. Ha időt szán arra, hogy jól kommunikáljon, figyelembe vegye a közönségét, és újraolvassa és szerkessze, meg fogja kamatoztatni az előnyöket.

Ezen túlmenően, amikor Ön a kommunikáció címzettje, a feladónak is megadhatja a kétely előnyeit – ismerve a korlátokat, túltekinthet a szó szerinti szavakon, és figyelhet a pozitív szándékokra.

A szándék nem ugyanaz, mint a hatás

Hallott már arról, hogy a szándék nem egyenlő hatással, és ez különösen igaz az írásbeli kommunikációra, az aszinkron kommunikációra és a távközlésre. De megéri megtenni az erőfeszítést, hogy kapcsolatokat építsen ki, erősítse hitelességét, és ragyogóan sikeres legyen a munkájában.